TCOG VOORZIET ESPA VAN NIEUW ERP SYSTEEM

Espa is een Belgisch familiebedrijf dat gespecialiseerd is in de verkoop van feest- en carnavalsartikelen. De verkoop aan B2B-klanten is voor hen veruit het belangrijkst. Deze klanten kunnen inkopen in Espa’s showroom in Houthalen of via de webshop. Naast deze groothandelsactiviteiten bezit Espa een handvol fysieke winkels in België.

Om alle activiteiten te stroomlijnen en klanten zo vlot en goed mogelijk te bedienen, werd TCOG gekozen als implementatiepartner voor hun nieuwe totaaloplossing.

Espa bestaat ruim vijftig jaar en is inmiddels uitgegroeid tot één van de grootste spelers in de branche. “Onze producten zijn in te delen in vier categorieën: kostuums, accessoires, decoratie- en feestbenodigdheden en speciale effecten zoals bellenblaas- en rookmachines”, licht CEO Sarah Spaas toe. Voor al deze productgroepen wordt jaarlijks een nieuwe collectie geïntroduceerd. “Daarnaast spelen we in op feestdagen zoals Halloween met passende, nieuwe producten.” Espa is wereldwijd actief en werkt in enkele landen, waaronder Brazilië en de Verenigde Staten, met lokale agenten.

Hoop op grote vooruitgang

Voordat Espa TCOG als IT-partner koos, werkte het bedrijf met een verouderd ERP systeem, geïmplementeerd door een andere partij. Dit verouderde systeem leverde het bedrijf echter niet de gewenste voordelen op. Spaas verklaart: “Wat door het huidige ERP-systeem niet goed werkt, is dankzij de totaaloplossing die TCOG aanbiedt hopelijk verleden tijd. Zo bracht het oude systeem wat problemen mee met orderpicking- en verwerking. Daarnaast werkten we voorheen met een los systeem voor kassaregistratie, terwijl het voor een goede data-analyse beter is om alles in één systeem te zetten.” Momenteel wordt er druk gewerkt aan de implementatie van Microsoft Dynamics 365 Business Central, de ERP oplossing waar TCOG Espa in voorziet. Op 1 juli gaan we live. Dat geldt niet voor het kassaregistratiesysteem, dat zal in een latere fase in gebruik worden genomen”, zegt Spaas.

De beste match

“In de zoektocht naar een nieuwe IT-partner hebben we allereerst de markt bestudeerd, waarna we een aantal partijen hebben uitgenodigd om vervolgens hun aanbod te vergelijken”, vertelt Spaas. “We hebben uiteindelijk voor TCOG gekozen omdat Business Central in combinatie met hun eigen fashion oplossing, itSuitsFashion, het beste aansluit bij onze behoeften. Niet veel systemen kunnen zo goed met verschillende maten en kleuren omgaan als dat van TCOG.” Wat bij Spaas en haar team ook vertrouwen wekte, waren de positieve ervaringen van andere bedrijven. “TCOG heeft mooie referenties voorgelegd van bedrijven wiens activiteiten nauw aansluiten op wat wij doen.”

Duidelijker en vlotter

Spaas vertrouwt erop dat de livegang van de totaaloplossing van TCOG ervoor zorgt dat Espa ‘duidelijker en vlotter’ kan werken. “Met ons oude systeem lag de webshop er regelmatig uit en waren sommige handelingen niet mogelijk”, verklaart Spaas. “Voorheen konden klanten bijvoorbeeld niet zelf online betalen. Als zij iets bij ons bestelden, stuurden wij hen later de factuur toe. Nu kunnen klanten direct online betalen, al hun facturen online bekijken en eerdere bestellingen terugzien.” Daarnaast bood het oude systeem Espa niet de mogelijkheid om online kortingen te tonen, waardoor klanten zelf moesten berekenen wat ze uiteindelijk moesten betalen. Door de integratie van Dynamics 365 Business Central en Sana Commerce, het webshop platform, is dat verleden tijd. Wanneer de webshop beter werkt, zal dat zeker de online verkoop stimuleren, zo verwacht Spaas.

Werkbesparend

De kassaregistratie die in een latere fase ingaat, moet ESPA eveneens veel handmatig werk besparen. “Dit registratiesysteem wordt in alle winkels gekoppeld aan Business Central, waardoor we direct zien wie wat op voorraad heeft. En wanneer wij een nieuw product invoeren, staat dat ook direct in de kassasystemen. Nu zitten soms meerdere mensen op verschillende locaties dezelfde data in te voeren; dat hoeft straks niet meer.” Bovendien biedt het ook kansen voor verdere uitbreiding: “Als we alle data op één plaats hebben, is een B2C-webshop snel gemaakt.”

Nauwe samenwerking

Ondanks dat het ERP systeem nog niet live is, is Spaas nu al uiterst tevreden met de keuze voor TCOG. “We krijgen hele goede ondersteuning bij de implementatie van het systeem. Iedere donderdag komt het projectteam van TCOG naar ons toe, zodat ze direct met ons kunnen overleggen hoe bepaalde dingen het beste aangepakt worden. Dat maakt de communicatie prettig.” De grondige voorbereiding moet ervoor zorgen dat straks alles zo soepel mogelijk verloopt. Maar, zo vult Spaas aan: “Ook als dan toch blijkt dat iets niet in orde is, staat TCOG klaar om te helpen.”

Spaas is ervan overtuigd dat de totaaloplossing die TCOG aanbiedt haar bedrijf alleen maar ten goede zal komen. “De bedoeling is dat alles straks vlotter verloopt en dat het werk voor ons verlicht wordt. Doordat het systeem ons efficiënter laat werken, komt er meer tijd vrij voor andere dingen: trendspotten, nieuwe producten inkopen en data beter analyseren. Dit zal uiteindelijk de verkoop ten goede komen.”

Bron: FashionUnited